企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的預(yù)算控制方式

　　預(yù)算監(jiān)控通常使利用信息系統(tǒng)進(jìn)行在線控制，并結(jié)合內(nèi)控流程設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)、對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析通報(bào)，以及開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)等多種方式進(jìn)行。

　　信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)事中的結(jié)點(diǎn)控制并及時(shí)反饋各種預(yù)警信息。同時(shí)，在線控制也可以分別實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)項(xiàng)和總額的控制，更可以實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，進(jìn)行集中控制。這也是實(shí)施預(yù)算信息系統(tǒng)最重要的作用之一。

　　在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，企業(yè)一般將上述四種方式結(jié)合起來(lái)，綜合應(yīng)用，通過(guò)重點(diǎn)控制體現(xiàn)成本效益原則，對(duì)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)行有效監(jiān)控，達(dá)到運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)監(jiān)控效果。

　　1. 預(yù)算執(zhí)行的控制方式

　　（1）信息系統(tǒng)

　　通過(guò)信息系統(tǒng)，對(duì)重點(diǎn)預(yù)算事項(xiàng)（重點(diǎn)費(fèi)用、材料采購(gòu)支出、資本支出等）進(jìn)行實(shí)時(shí)在線監(jiān)控，不但能夠體現(xiàn)實(shí)時(shí)控制的思想，真正達(dá)到事中控制，而且能達(dá)到控制嚴(yán)格、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，執(zhí)行各種內(nèi)部管理方面的統(tǒng)計(jì)也更為快捷及時(shí)。當(dāng)然，通過(guò)信息系統(tǒng)的在線控制，也可能會(huì)出現(xiàn)由于種種例外情況影響業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，并造成信息系統(tǒng)中的信息流和實(shí)際單據(jù)流的核對(duì)較為煩瑣。

　　因此，根據(jù)重要性和“80/20”原則，可以對(duì)重點(diǎn)費(fèi)用、采購(gòu)支出和資本支出實(shí)施在線嚴(yán)格控制，而其他小額費(fèi)用、非重要的例行采購(gòu)支出可以實(shí)施較為寬松的在線控制。

　　具體預(yù)算信息系統(tǒng)控制流程如圖所示。

　　預(yù)算信息系統(tǒng)控制流程

　　預(yù)算信息系統(tǒng)可以是獨(dú)立的預(yù)算信息系統(tǒng)，也可以是ERP系統(tǒng)中的預(yù)算模塊。

　?。?）內(nèi)控流程

　　在系統(tǒng)外，對(duì)常規(guī)預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)，通過(guò)事先制定的控制流程進(jìn)行一般的業(yè)務(wù)審批。通過(guò)內(nèi)控流程進(jìn)行預(yù)算控制，嚴(yán)格程度不如預(yù)算信息系統(tǒng)，需要人工判斷是否超預(yù)算，及時(shí)性和準(zhǔn)確性會(huì)大大降低。內(nèi)控流程較易被員工和各級(jí)管理層所接受，但是較為靈活的方式也會(huì)降低其預(yù)算控制的水準(zhǔn)。

　?。?）分析通報(bào)

　　對(duì)相關(guān)預(yù)算事項(xiàng)，通過(guò)月度、季度、年度的定期報(bào)告或者會(huì)議對(duì)各責(zé)任中心的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析、披露、通報(bào)和獎(jiǎng)懲。此種預(yù)算控制形式是典型的事后控制形式，缺乏及時(shí)性特征，是一種“馬后炮”預(yù)算控制方法，其嚴(yán)格程度與預(yù)算信息系統(tǒng)和內(nèi)控流程控制形式相比顯著降低。但是預(yù)算分析的通報(bào)和獎(jiǎng)懲反映的情況較為綜合、全面，對(duì)于需要進(jìn)行長(zhǎng)期考核的預(yù)算事項(xiàng)較為適宜，投入的成本也較低。

　　（4）內(nèi)部審計(jì)

　　公司內(nèi)部審計(jì)是對(duì)集團(tuán)各事業(yè)部、各公司、各部門經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性、效益性以及各種內(nèi)部控制制度的科學(xué)性和有效性進(jìn)行審查、核實(shí)和評(píng)價(jià)的一種監(jiān)控活動(dòng)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控體系中最上層的部分，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)、管理、流程、IT等的審計(jì)來(lái)保障業(yè)務(wù)運(yùn)行在預(yù)定的軌道上，避免不確定性因素。其中，對(duì)管理的審計(jì)就涉及對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的審計(jì)，可以有效地約束預(yù)算的執(zhí)行和預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成。

　　2. 預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題 

　　在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)之中，常常存在預(yù)算編制和執(zhí)行的脫節(jié)現(xiàn)象，使得預(yù)算執(zhí)行流于形式，也就是常說(shuō)的預(yù)算編制和執(zhí)行的“兩張皮”現(xiàn)象，認(rèn)識(shí)此問(wèn)題，有助于提高預(yù)算管理在企業(yè)中的應(yīng)用水準(zhǔn)，推進(jìn)預(yù)算工具的使用效能。預(yù)算在執(zhí)行中常見(jiàn)的現(xiàn)象為：

　?。?）預(yù)算如一紙空文。預(yù)算編制時(shí)轟轟烈烈、大張旗鼓，卻在年度預(yù)算批準(zhǔn)后不做傳達(dá)或者傳達(dá)不清晰。同時(shí)，在執(zhí)行中對(duì)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果不做分析、追蹤、考核，視年度預(yù)算、月度滾動(dòng)預(yù)算為無(wú)物，或者僅僅在年度結(jié)束時(shí)進(jìn)行分析或跟蹤，忽視日/周/月度/季度/半年等時(shí)間序列的過(guò)程監(jiān)控。究其原因，是對(duì)預(yù)算管理工具的應(yīng)用缺乏充分的了解和把握，認(rèn)識(shí)程度不夠，使用方法不當(dāng)，操作水準(zhǔn)欠佳。其次，預(yù)算編制方法不切合實(shí)際，編制的方法和執(zhí)行存在系統(tǒng)偏差或者根本性缺陷，使得編制出來(lái)的預(yù)算無(wú)法在執(zhí)行中得到運(yùn)用或者運(yùn)用成本太高。最后，業(yè)務(wù)層面對(duì)預(yù)算在執(zhí)行中的重視程度不夠，缺乏對(duì)預(yù)算執(zhí)行的了解和應(yīng)用，參與程度較低。

　?。?）業(yè)務(wù)審批程序不規(guī)范。預(yù)算作為一種管理工具，可以有效地釋放集中管理的垂直深度，縮短管理層級(jí)；也可以壓縮管理的幅度，使得企業(yè)管理層級(jí)在控制上扁平化，節(jié)約管理和控制成本。

　　實(shí)行預(yù)算可以縮短審批流程，避免多頭審批、重復(fù)審批、特批和濫批的現(xiàn)象，更可以避免一件事情“大家都管、都不管”；如預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)需要執(zhí)行正常簡(jiǎn)化流程，僅僅需要一級(jí)經(jīng)理人審批即可；超預(yù)算事項(xiàng)需要執(zhí)行額外審批流程，按照額度分級(jí)審核，僅僅需要一至兩級(jí)經(jīng)理人審批即可；預(yù)算外事項(xiàng)需要執(zhí)行復(fù)雜的特殊審批流程，需要經(jīng)過(guò)多級(jí)經(jīng)理人審批，甚至有時(shí)候需要上報(bào)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。當(dāng)然，在日程營(yíng)運(yùn)之中，預(yù)算外事項(xiàng)一般比較少出現(xiàn)。這樣可以有效進(jìn)行管理的分權(quán)，做到管理有序，避免“眉毛胡子一把抓”、“一支筆”的現(xiàn)象。

　　（3）預(yù)算信息系統(tǒng)薄弱。預(yù)算管理屬于管理會(huì)計(jì)的范疇，主要是為了企業(yè)內(nèi)部管理需要而產(chǎn)生的，其服務(wù)的對(duì)象是企業(yè)內(nèi)部管理者，與一般財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核算有顯著的區(qū)別，同時(shí)又有緊密的聯(lián)系。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在一般企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，預(yù)算管理信息系統(tǒng)卻鮮有企業(yè)實(shí)施，造成此現(xiàn)象的原因眾多，但是有一點(diǎn)卻是不爭(zhēng)的事實(shí)，即企業(yè)重財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、輕管理會(huì)計(jì)。

　　小型企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算編制和控制時(shí)，可以使用Excel等工具來(lái)制作統(tǒng)一的預(yù)算編制和控制模板，既可以滿足預(yù)算管理的需求，又可以節(jié)約成本。大型企業(yè)集團(tuán)在預(yù)算編制和控制時(shí)，則需要實(shí)施預(yù)算信息系統(tǒng)，否則在預(yù)算編制時(shí)容易出現(xiàn)預(yù)算合并、匯總困難，得出的預(yù)算信息質(zhì)量較差，并且也無(wú)法進(jìn)行預(yù)算控制。預(yù)算信息系統(tǒng)方面，有較多的廠家：國(guó)內(nèi)的，如東軟的MPC預(yù)算信息系統(tǒng)；國(guó)外的，如Hyperion Planning、Cognos Planning等系統(tǒng)，都能夠滿足預(yù)算編制的需要。

　　（4）執(zhí)行結(jié)果

　　預(yù)算在執(zhí)行中存在的另外一個(gè)問(wèn)題是責(zé)任主體不清，沒(méi)有按照責(zé)任中心進(jìn)行預(yù)算編制，在執(zhí)行中也沒(méi)有按照責(zé)任主體進(jìn)行考核，或者考核時(shí)獎(jiǎng)懲不明。

　　預(yù)算編制時(shí)需要按照內(nèi)部績(jī)效考核的主體進(jìn)行編制，以方便進(jìn)行績(jī)效考核。另外，預(yù)算目標(biāo)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的最重要的內(nèi)容，預(yù)算考核是績(jī)效考核的有機(jī)組成部分，缺乏考核約束的預(yù)算，在以績(jī)效考核為導(dǎo)向的企業(yè)很難被重視和得到執(zhí)行，執(zhí)行力會(huì)形同虛設(shè)。因此，預(yù)算執(zhí)行結(jié)果必須按照責(zé)任主體進(jìn)行績(jī)效考核，或者說(shuō)設(shè)置預(yù)算考核為必要的約束條件。否則，責(zé)任不清、獎(jiǎng)懲不明的預(yù)算，不與薪酬掛鉤，預(yù)算編制就沒(méi)有實(shí)際意義；預(yù)算執(zhí)行結(jié)果必須與業(yè)務(wù)相結(jié)合，與業(yè)務(wù)績(jī)效相結(jié)合，否則預(yù)算會(huì)演變成為一種數(shù)據(jù)游戲。

　　3.預(yù)算執(zhí)行中的審批機(jī)制及其權(quán)限等相關(guān)問(wèn)題

　　本著“先算后花，先算后干”的原則，一般情況下不得突破預(yù)算指標(biāo)（包括預(yù)算項(xiàng)目、金額和數(shù)量）。預(yù)算是嚴(yán)肅的事情，在流程、系統(tǒng)和考核等各種約束下，預(yù)算指標(biāo)的突破是要付出代價(jià)的。

　　如果客觀環(huán)境、內(nèi)部條件以及公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃發(fā)生終點(diǎn)變化需要突破預(yù)算，執(zhí)行預(yù)算外審批程序，根據(jù)超預(yù)算審批流程執(zhí)行。

　　預(yù)算結(jié)余可以跨月份使用，但不能跨年度使用。對(duì)于跨年度或者本年未完成的項(xiàng)目，下一年度則需要繼續(xù)重新編制預(yù)算。